Přímé napojení POHODA a Money S3 - automatický export dokladů z pronájmu

Jak to działa

Proč propojit správu nemovitostí s účetním softwarem?

Správa pronájmů generuje desítky až stovky účetních dokladů měsíčně. Každý předpis nájemného, přijatá platba, faktura za opravu nebo pojištění musí najít cestu do účetnictví. Bez automatizace to znamená hodiny ručního přepisování, riziko překlepů a neustálé srovnávání dvou systémů.

Grento řeší tento problém přímým napojením na dva nejpoužívanější české účetní systémy - Stormware POHODA a Cígler Software Money S3. Integrace využívá nativní rozhraní obou systémů: POHODA mServer XML API pro komunikaci v reálném čase a Money S3 XML formát pro spolehlivý import a export dat.

Výsledkem je plně automatizovaný tok dat od vzniku dokladu ve správě nemovitostí až po jeho zaúčtování. Pronajímatel nebo správce zadá platbu v Grento a systém ji automaticky odešle do účetního softwaru ve správném formátu, s přiřazeným účtem, střediskem i variabilním symbolem. Zpětně pak stahuje informace o stavu zaplacení a aktualizuje evidenci.

Jak funguje integrace s POHODA?

POHODA od společnosti Stormware je nejrozšířenějším účetním softwarem v České republice. Grento se připojuje přes POHODA mServer - XML rozhraní pro automatizovanou výměnu dat. Stačí zadat URL vašeho POHODA serveru, IČO firmy a přihlašovací údaje. Systém ověří spojení a začne přenášet data.

Při odesílání dokladů Grento vytváří validní XML dokumenty ve formátu, který POHODA očekává. Vydané faktury (předpisy nájemného) se přenášejí jako typ 'issuedInvoice' s kompletními údaji: variabilní symbol, datum splatnosti, partner (nájemník), položky s DPH sazbami a poznámky. Přijaté faktury (náklady na nemovitost) jako 'receivedInvoice' s údaji o dodavateli včetně IČO.

Zpětný pull stavů umožňuje synchronizovat informace o zaplacení. Systém si vyžádá seznam faktur z POHODA za zadané období a porovná je s evidencí plateb v Grento. Pokud účetní v POHODA označí fakturu jako zaplacenou, stav se automaticky promítne i v Grento. Tím odpadá nutnost ručně aktualizovat stavy plateb na dvou místech.

Součástí integrace je i stahování účtové osnovy z POHODA. Můžete tak namapovat typy dokladů přímo na účty, které máte v účetním softwaru, bez nutnosti pamatovat si čísla účtů. Systém také umí stáhnout seznam obchodních partnerů a synchronizovat je s evidencí nájemníků.

Jak funguje integrace s Money S3?

Money S3 od Cígler Software je druhým nejpoužívanějším účetním systémem na českém trhu, oblíbeným zejména mezi menšími firmami a živnostníky. Grento využívá standardní Money S3 XML formát pro bezproblémový import a export dat.

Při exportu dat systém generuje XML soubory plně kompatibilní s Money S3. Každý doklad obsahuje všechny potřebné údaje: číslo dokladu, variabilní symbol, datum vystavení a splatnosti, údaje o partnerovi, popis, částku a položky s DPH. Formát respektuje strukturu, kterou Money S3 očekává pro automatický import.

Stejně jako u POHODA je k dispozici obousměrná synchronizace. Systém dokáže stáhnout stavy faktur z Money S3 a aktualizovat evidenci plateb v Grento. Pull partnerů umožňuje synchronizovat databázi dodavatelů a nájemníků mezi oběma systémy.

Konfigurace je jednoduchá: zadáte cestu k datovému adresáři Money S3 (nebo URL API endpointu pro cloudovou verzi), název firmy a přihlašovací údaje. Celé nastavení zabere pár minut a poté systém pracuje zcela automaticky.

Mapování účtů - klíč k bezchybnému účtování

Každý pronajímatel nebo správce nemovitostí má specifické požadavky na to, jak mají být doklady zaúčtovány. Nájemné může jít na jiný účet než služby, kauce na jiný než opravy. Grento umožňuje detailní mapování 8 typů dokladů na konkrétní účty ve vašem účetním softwaru.

K dispozici je mapování pro: nájemné (měsíční předpisy), zálohy na služby (energie, voda, teplo), provozní náklady (opravy, údržba), pojištění nemovitostí, daně z nemovitosti, kauce a jistoty, příjmy z prodeje a ostatní příjmy. Pro každý typ nastavíte číslo účtu, středisko a případně zakázku.

Mapování se nastavuje na jednom místě v konfigurační stránce integrace. Po nastavení se automaticky aplikuje na všechny nové doklady. Pokud potřebujete změnit mapování, stačí upravit konfiguraci a všechny budoucí doklady se budou účtovat podle nového nastavení.

Pro pokročilé uživatele je k dispozici i stažení účtové osnovy přímo z účetního softwaru. Nemusíte tak ručně zadávat čísla účtů - vyberete je ze seznamu, který se automaticky synchronizuje s vaší účtovou osnovou v POHODA nebo Money S3.

Automatický push dokladů - bez jediného kliknutí

Nejefektivnější způsob práce je plně automatický režim. Když v Grento vytvoříte nový předpis nájemného, zadáte platbu nebo zaznamenáte náklad, systém automaticky odešle doklad do účetního softwaru na pozadí. Nemusíte nic potvrzovat ani klikat na žádné tlačítko.

Auto-push funguje pro všechny typy dokladů: nové platby (při vytvoření), změny stavu plateb (při označení jako zaplacené), nové náklady a faktury. Systém automaticky rozpozná typ dokladu, aplikuje správné mapování účtů a odešle ho ve formátu kompatibilním s vaším účetním softwarem.

Pokud automatický push selže (například kvůli výpadku připojení k účetnímu serveru), systém chybu zaznamená do synchronizačního logu a pokusí se o opakovaný přenos. Vždy máte přehled o tom, které doklady se úspěšně přenesly a které vyžadují pozornost.

Pro uživatele, kteří preferují větší kontrolu, je k dispozici i manuální režim. V tabulce plateb, nákladů i faktur najdete u každého řádku tlačítko pro odeslání do účetnictví. Jedním kliknutím odešlete konkrétní doklad do POHODA nebo Money S3.

Zabezpečení a spolehlivost integrace

Bezpečnost dat je při přenosu mezi systémy klíčová. Grento používá šifrovanou komunikaci (HTTPS) pro veškeré spojení s účetním serverem. Přihlašovací údaje jsou uloženy v šifrované podobě a při zobrazení konfigurace se hesla vždy maskují.

Validace URL serveru chrání proti zneužití. Systém blokuje přístupy na interní síťové adresy, metadata endpointy cloudových služeb a další potenciálně nebezpečné cíle. Zároveň podporuje on-premise instalace POHODA a Money S3, které běží na lokální síti uživatele.

Každý přenos dat se zaznamenává do synchronizačního logu s časovou značkou, typem operace, počtem přenesených záznamů a případnými chybami. Díky tomu máte kompletní audit trail a snadno dohledáte, kdy se co přeneslo. Log si můžete filtrovat podle data, typu operace nebo stavu.

Integrace je navržena tak, aby byla odolná vůči výpadkům. Pokud účetní server dočasně nereaguje, systém to oznámí a doklad můžete odeslat později. Žádná data se neztratí a vždy máte přehled o stavu synchronizace.

Dla kogo jest to idealne

Częste pytania

Powiązane funkcje