Як правильно виставити рахунок орендарям за послуги?

Повний посібник із виставлення рахунків для орендодавців. Навчіться правильно розраховувати та розподіляти між орендарями витрати на оплату комунальних послуг, води та інших послуг.

TL;DR - швидка відповідь

Виставлення рахунків за послуги - це зобов’язання орендодавця надати орендарю огляд фактичних витрат на послуги протягом 4 місяців після закінчення розрахункового періоду. Ви повинні скласти всі витрати (енергія, вода, відходи, прибирання...), розділити їх відповідно до встановленого ключа та порівняти із депозитами. В результаті виходить або переплата (ви повертаєте гроші), або недоплата (орендар доплачує).

Чому рахунки за комунальні послуги важливі (і чому орендодавці їх бояться)

Поклавши руку на серце – оплата послуг – одне з неулюблених занять кожного орендодавця. Це як «податкові декларації» світу оренди. Це нікому не подобається, але це потрібно робити. А якщо вчинити неправильно, це може закінчитися судом. Ніякої розваги.

Але не переживай! Прочитавши цю статтю, ви будете справлятися зі своїми рахунками як професіонали. Можливо, вам це навіть почне подобатися. Гаразд, це був жарт. Але принаймні ви не будете відкладати це на останню хвилину.

Що говорить закон?

Відповідно до § 7 Закону № 67/2013 Зб. про послуги, пов'язані з користуванням квартирами, Ви як орендодавець зобов'язані виставити рахунок за послуги не пізніше 4 місяців після закінчення розрахункового періоду. Якщо розрахунковим періодом є календарний рік (а це найчастіше буває), ви повинні надати виписку до кінця квітня.

І будьте обережні – недостатньо просто «скласти» рахунок. Ви повинні доставити його орендарю. Отже, якщо ви надсилаєте його 30 квітня, а орендар отримує його 3 травня, у вас проблеми.

Крок за кроком: як виставити рахунок за послуги

Крок 1: Зберіть усі матеріали

Перш ніж почати рахувати, необхідно мати під рукою:

  • Рахунки від постачальників – електроенергія, газ, вода, тепло, вивіз сміття
  • Залишки лічильників – початкові та кінцеві залишки за розрахунковий період
  • Огляд сплачених авансів – скільки орендар заплатив протягом року
  • Договір оренди – де вам повідомляють, які послуги включені та як вони розподілені

Порада професіонала. Якщо ви не будете постійно зберігати ці документи, тепер ви будете бігати, як божевільний. Наступного року заведіть папку «Законопроект 2025» і кидайте туди все, що буде.

Крок 2: визначте, за які послуги ви виставляєте рахунок

Послуги, пов'язані з використанням квартири, зазвичай включають:

  1. Тепло – витрати на опалення
  2. Гаряча вода – підігрів води
  3. Холодна вода та каналізація – вода та каналізація
  4. Електрика в місцях загального користування – освітлення коридору, ліфт
  5. Прибирання місць загального користування - за умови надання
  6. Вивезення сміття – побутові відходи
  7. Елеваторна робота – технічне обслуговування та ревізія
  8. Інші послуги – згідно з договором оренди

Важливо: У рахунок за послуги НЕ ВХОДИТЬ сама орендна плата, ремонтний фонд та витрати на управління будинком. Це інші предмети.

Крок 3: Виберіть правильний платіжний ключ

Ось де все стає складніше. Розподілити витрати можна кількома способами:

За площею:

  • Підходить для: опалення, освітлення місць загального користування
  • Розрахунок: (площа квартири / загальна площа всіх квартир) × загальні витрати

За кількістю людей:

  • Підходить для: води (якщо немає лічильника), відходів
  • Розрахунок: (кількість людей в квартирі / загальна кількість людей) × загальні витрати

За фактичним споживанням:

  • Підходить для: води, тепла (при наявності лічильників)
  • Розрахунок: точно відповідно до виміряних значень

Однаково:

  • Підходить для: деяких платних послуг
  • Розрахунок: загальна вартість / кількість квартир

Крок 4: Обчисліть фактичну вартість

Тепер настає математична частина. Візьміть калькулятор (або Excel, або ще краще Grento, але ми дійдемо до цього).

Приклад тепла:

Загальна вартість тепла для будинку: 120 000 Kč Загальна площа: 500 м² Площа квартири орендаря: 65 м²

Частка орендаря = (65 / 500) × 120 000 = 15 600 Kč

Приклад для лічильника води:

Споживання орендарем: 45 м³ Ціна за 1 м³ (вода + каналізація): 95 Kč

Вартість орендаря = 45 × 95 = 4275 Kč

Крок 5: Порівняйте з резервними копіями

Орендар сплачував 2500 Kč щомісячного авансу за послуги, тобто він сплачував 30 000 Kč за рік.

Фактична вартість усіх послуг: 28 500 Kč

Результат: Переплата 1500 Kč (повертаєте орендарю)

Крок 6: Підготуйте рахунок

Рахунок повинен містити:

  • Розрахунковий період
  • Перелік усіх послуг
  • Фактична вартість кожної послуги
  • Використано обліковий ключ
  • Розмір сплачених авансових платежів
  • Виникла переплата або недоплата
  • Термін виконання

Поширені помилки виставлення рахунків (і як їх уникнути)

Помилка №1: пізня доставка

Як ми вже згадували, у вас є 4 місяці. Але майте на увазі, що пошта займає час і орендаря може не бути вдома. Відправляю рекомендованим листом та завчасно.

Рішення: Надішліть рахунок до середини березня. Вам резерв і спокійний сон.

Помилка №2: відсутні документи

«У мене десь був рахунок за воду...» Класика. А тепер ви бігаєте до постачальників і благаєте копії.

Рішення: Оцифрувати. Скануйте рахунки, щойно вони надходять, або фотографуйте їх на телефон. Зберегти в хмарі.

Помилка №3: ​​неправильний платіжний ключ

Ви використовуєте кількість людей для тепла? Це неправильно. Відповідно до Указу № 269/2015 Зб. витрати на тепло розраховуються відповідно до площі підлоги та виміряних значень.

Рішення: Вивчіть законодавство або використовуйте програмне забезпечення, яке знає це за вас.

Помилка №4: Ви забуваєте про ПДВ

Деякі послуги включають ПДВ, деякі без. Не забудьте врахувати фактичну вартість разом із податком.

Помилка №5: нечіткі формулювання в договорі оренди

Якщо у вас в контракті зазначено «послуги згідно з фактичною вартістю» без додаткової специфікації, це може призвести до суперечок.

Рішення: В договорі оренди точно вкажіть, які послуги включені та як вони оплачуються.

Що робити, якщо орендар не погоджується?

Так буває. Орендар отримує рахунок і незадоволений. що тепер

  1. Дозволити доступ до документів – за законом орендар має право переглядати всі рахунки та документи
  2. Поясніть розрахунок - пройдіться по окремих пунктах спокійно і поважно
  3. Виправляйте будь-які помилки - ніхто не непогрішимий, якщо ви зробили помилку, визнайте це
  4. Документуйте спілкування – електронні листи, листи, зберігайте все

Якщо ви не згодні, орендар може подати заперечення. У вас є 30 днів, щоб відповісти на них.

Як Grento може вам допомогти

Grento автоматизує білінг послуг відповідно до чеського законодавства. Просто введіть показання лічильника, і система сформує повний рахунок.

  • Автоматичний збір даних - зв'язок з банком і постачальниками
  • Правильні платіжні ключі - відповідно до чинного законодавства
  • Записи лічильників - статуси вводяться постійно
  • Створення документів - виставлення рахунків у кілька кліків
  • Архів - всі документи в одному місці

Резюме

Виставлення рахунків за послуги – це не наука, але вимагає ретельності та належної документації. Ключові моменти:

  1. Вкластися в термін через 4 місяці після закінчення періоду
  2. Зберіть усі рахунки-фактури та залишки лічильників
  3. Використовуйте правильні платіжні ключі відповідно до типу послуги
  4. Законопроект повинен містити всі вимоги законодавства
  5. Архів документів для можливих запитів

І пам’ятайте – краще скласти рахунок з першого разу, ніж потім мати справу зі скаргами та суперечками. удачі!

Важливе уточнення щодо права Чеської Республіки

Цей матеріал стосується лише Чехії і має читатися разом із чинним Законом № 67/2013 Sb. про послуги, пов’язані з користуванням житлом. Постачальник послуг зазвичай передає розрахунок протягом чотирьох місяців після закінчення розрахункового періоду (§ 7). Фінансове врегулювання зазвичай настає протягом чотирьох місяців після передачі розрахунку, якщо чинна домовленість не передбачає інше. Тридцятиденні строки для запиту документів, заперечень та відповіді на них є окремими процедурними строками, а не універсальним строком повернення переплати або сплати доплати.

Сума 50 Kč за кожен розпочатий день прострочення за § 13 застосовується лише за передбачених законом умов, якщо сторони не погодили іншу суму; це не автоматична щомісячна стеля і не гарантована виплата. Справедливість вимоги та можливий внесок іншої сторони у прострочення мають значення. «Витрати на послуги» також не означають автоматично всі витрати будинку: конкретну послугу і спосіб розподілу потрібно перевіряти за чинним законом та методикою MMR.