Автоматичний прямий дебет і постійне замовлення на оренду: як це налаштувати та керувати ними

Регулярний і безпроблемний збір орендної плати – основа успішної оренди. Ручна перевірка вхідних платежів, нагадування орендарям та відстеження несплачених сум коштує часу та нервів. На щастя, є кілька способів автоматизувати весь процес.

У цій статті ми порівняємо три основні методи автоматичної оплати – постійне доручення, SIPO та пряме дебетування. Ми покажемо вам, як налаштувати кожну з них, у чому їх переваги та недоліки та як ефективно керувати платежами від кількох орендарів.

Огляд способів оплати

Постійне платіжне доручення

Що це: Постійне платіжне доручення (постійне платіжне доручення) - це розпорядження орендаря своєму банку регулярно надсилати певну суму на рахунок орендодавця в певний день.

Ключові характеристики:

• Його вводить орендар у своєму інтернет-банкінгу
• Фіксована сума та термін погашення
• Орендар може в будь-який момент скасувати або змінити замовлення
• Без комісій (у більшості банків як частина стандартних послуг)

ДІП (Централізований збір платежів від населення)

Що це: SIPO – це послуга чеської пошти, яка дозволяє об’єднати регулярні платежі (квартплата, енергія, страхові внески тощо) в один щомісячний платіж.

Ключові характеристики:

• Адмініструється Чеською поштою
• Присвоєно номер підключення ДІВЛ
• Оплата включає розбивку окремих позицій
• Можливість оплати готівкою на пошті, безготівковим рахунком і дебетом

Прямий дебет (прямий дебет SEPA)

Що це: Інкасація - це дозвіл орендодавця на утримання визначеної суми з рахунку орендаря. Орендар повинен надати згоду (доручення).

Ключові характеристики:

• за ініціативою лізингодавця (кредитора)
• Орендар дає згоду (доручення на збір)
• Орендодавець має більше контролю над термінами та сумою платежу
• Комісії на стороні одержувача (лізингодавця)

Порівняння методів

Критерій	Постійне розпорядження	ДІВ	Колекція
Хто ініціює	Орендар	Чеська пошта	Орендодавець
Налаштування	Легко	Помірно складний	Більш складний
Гнучкість суми	Необхідна зміна орендарем	Змінити через адміністратора	Орендодавець змінює
Комісії	Без комісій	Низький (приблизно 10-20 Kč/місяць)	Вища (в залежності від банку)
Перевірка орендодавця	Низький	Середній	Високий
Надійність	Добре	Високий	Високий
Придатність для кількох орендарів	Добре	Відмінно	Відмінно
Ризик анулювання орендарем	Так, будь-коли	Так	Так (відкликання мандата)

Постійне доручення: покрокові інструкції

Як орендар встановлює постійне замовлення

Крок 1: Підготовка даних

Надайте орендарю таку інформацію:

• Номер рахунку орендодавця (у форматі IBAN для іноземних платежів)
• Код банку
• Сума до оплати (оренда + аванс за послуги)
• Змінний символ (див. нижче)
• Дата першого платежу
• Періодичність (щомісяця)
• Термін виконання (наприклад, 1 або 15 число місяця)

Крок 2: Налаштування в Інтернет-банкінгу

Більшість банків дозволяють оформити постійне доручення онлайн:

1. Увійти в інтернет-банкінг
2. Розділ «Постійні доручення» або «Платежі».
3. Новий Регламент
4. Заповнення даних (рахунок одержувача, сума, ВС, дата, періодичність)
5. Підтвердження (SMS код, сертифікат)

Крок 3: Підтвердження

Після налаштування порадьте орендарю перевірити:

• Правильність номера рахунку
• Потрібна сума
• Правильний символ змінної
• Дата першого платежу
• Періодичність (щомісяця)

Переваги постійного замовлення

• Безкоштовно в більшості банків
• Прості налаштування
• Орендар має огляд своєї банківської справи
• Працює надійно

Недоліки постійного замовлення

• Коли орендна плата змінюється, орендар повинен змінити порядок
• Орендодавець не контролює час
• Орендар може скасувати замовлення без попередження
• Ризик пропуску коригування при зміні авансів на послуги

SIPO: Детальна інструкція

Як налаштувати SIPO

Крок 1: Реєстрація отримувача

Як орендодавець, ви повинні зареєструватися в Чеській пошті як одержувач платежів SIPO:

1. Зверніться до відділення чеської пошти або відвідайте веб-сайт postonline.cz
2. Заповніть реєстраційну форму
3. Укласти договір ДІП
4. Ви отримаєте номер одержувача

Крок 2: Вхід орендаря

1. Орендарю необхідно присвоїти номер підключення ДІПВ
2. Якщо його немає, він попросить його на пошті
3. Як орендодавець, ви реєструєте платіж за номером підключення орендаря
4. Ви вводите суму, періодичність і опис платежу

Крок 3: Регулярні оновлення

• Своєчасно повідомляти чеську пошту про зміни в сумах (принаймні за 20 днів до терміну оплати)
• Повідомити про припинення орендних відносин
• Оновлення сервісних депозитів після виставлення рахунків

Переваги SIPO

• Надійна та налагоджена система
• Орендар оплачує все відразу (оренду, енергію, страхування)
• Чеська пошта веде облік платежів
• Можливість оплати готівкою на пошті (підходить для літніх орендарів)
• Автоматичні нагадування про несплату

Недоліки SIPO

• Адміністрування під час налаштування
• Плата за обслуговування
• Необхідність вчасно повідомляти про зміни
• Повільніша обробка, ніж банківський переказ
• Рідше зустрічається серед молодших орендарів

Прямий дебет: докладні інструкції

Як налаштувати прямий дебет

Крок 1: Згода орендаря (повноваження)

Орендар повинен укласти договір прямого дебету зі своїм банком:

1. Знайдіть в Інтернет-банкінгу розділ «Дебет» або «Дебетові договори».
2. Введіть номер рахунку орендодавця
3. Встановлює ліміт (максимальна сума прямого дебету)
4. Додатково обмежтеся певним символом змінної
5. Підтверджує згоду

Крок 2: Налаштування на стороні орендодавця

Орендодавець повинен мати активну послугу прямого дебету у своєму банку:

1. Зверніться до свого банку, щоб активувати послугу прямого дебету
2. Деякі банки вимагають договір прямого дебету
3. Дізнайтеся про комісії (зазвичай 5-15 Kč за транзакцію)
4. Налаштуйте пряме дебетування з даними орендаря

Крок 3: Звичайний прямий дебет

Кожен місяць:

1. Ви вводите доручення прямого дебету (сума, рахунок орендаря, VS, дата)
2. Банк орендаря перевірить (згода, ліміт, достатньо коштів)
3. Якщо все влаштовує, сума зараховується на ваш рахунок
4. Якщо ні (нестача коштів, перевищено ліміт), пряме дебетування відхиляється

Переваги прямого дебету

• Орендодавець контролює суму та терміни
• Легка зміна суми (після виставлення рахунків послуг)
• Автоматизація з кількома клієнтами
• Огляд успішних/невдалих прямих дебетів

Недоліки прямого дебету

• Плата за транзакцію
• Орендар може відкликати згоду
• Більш складні налаштування
• Не всі банки пропонують послугу прямого дебету для фізичних осіб
• Орендарі можуть бути стурбовані «доступом до свого облікового запису»

Система змінних символів

Навіщо використовувати змінні символи

Змінний символ (VS) є ключовим ідентифікатором платежу. Правильна система VS дозволяє:

• Автоматично визначати, від кого надійшов платіж
• Зіставте платежі з конкретними квартирами та орендарями
• Легко виявляйте відсутні платежі
• Автоматизувати ведення бухгалтерського обліку

Рекомендована система VS

Структура: XXYYMM або XXYY

• XX = номер квартири або орендаря (01, 02, 03...)
• РР = рік (25 грудня 2025 р.)
• MM = місяць (01-12)

Приклад:

• Квартира №1, січень 2025: ВС 012501
• Квартира №3, березень 2025: ВС 032503
• Або простіше: квартира № 1 = ВС 101, квартира № 3 = ВС 103 (постійна ВС)

Стійкий чи мінливий ПРОТИ

Постійний VS (рекомендовано):

• Кожна квартира / орендар має свій унікальний ВС
• ВС не змінюється – орендарю легше
• Ідентифікація платежу відповідно до VS + дата кредиту

Зміна проти:

• ВС містить місяць і рік оплати
• Точніша ідентифікація, але складніша для орендаря
• Вищий ризик помилки (орендар забуває змінити)

Підказка щодо постійного замовлення

Рекомендувати орендарям постійні ВС. У разі постійного доручення VS вводиться один раз і не змінюється – орендар повинен щомісяця редагувати змінний VS вручну, що є непрактичним і може викликати помилки.

Робота з простроченими платежами

Профілактика

Найкраща стратегія – це профілактика:

• Чітко встановіть дату виконання в договорі (наприклад, 1-е число місяця)
• Рекомендувати автоматизацію (постійне доручення/дебет) орендарю
• Встановіть постійний порядок виїзду за 2-3 дні до дати пологів
• Включити в договір оренди штрафи за прострочення платежу (відсотки за прострочення платежу).

Відстеження платежів

Розпорядок дня (5 хвилин):

• Перевірте вхідні платежі на своєму рахунку
• Порівняти з очікуваними платежами

Щомісячна перевірка:

• Перевірте, хто заплатив, а хто ні після встановленого терміну
• Визначте відсутні платежі за допомогою VS
• Зв'яжіться з орендарями з відсутнім платежем

Процедура несплати

Дата виконання + 3 дні:

• SMS або e-mail: «Здрастуйте, я реєструю, що орендна плата за [місяць] ще не надійшла. Перевірте».

Дата виконання + 7 днів:

• Телефонний дзвінок: з'ясувати причину та узгодити дату оплати

Дата виконання + 14 днів:

• Письмове нагадування (рекомендовано): офіційний запит на платіж із повідомленням про відсотки за прострочення

Дата виконання + 30 днів або більше:

• Розгляньте судовий позов
• Зверніться до юриста
• Підготувати документи для можливого розірвання договору оренди

Відсотки за прострочення

Розмір законних відсотків і санкцій за прострочення потрібно перевірити за чинним чеським правом, податковим роком та конкретними обставинами; не застосовуйте автоматично ставку репо, 8 процентних пунктів чи наведений розрахунок до всіх випадків.

Розмір законних відсотків і санкцій за прострочення потрібно перевірити за чинним чеським правом, податковим роком та конкретними обставинами; не застосовуйте автоматично ставку репо, 8 процентних пунктів чи наведений розрахунок до всіх випадків.

Керуйте платежами від кількох орендарів

Окремий рахунок для оренди

Якщо ви здаєте в оренду кілька квартир, створіть окремий банківський рахунок виключно для доходів від оренди:

• Чіткіші записи
• Простіший бухгалтерський облік і податкові декларації
• Простіший контроль вхідних платежів
• Відділ особистих та орендних фінансів

Таблиця для відстеження платежів

Створіть просту електронну таблицю (Excel, Google Sheets):

Квартира	Орендар	VS	Оренда	Січень	Лютий	березень	...
Квартира 1	Новак	101	15 000	ОК	ОК	ОК
Квартира 2	Свободова	102	12 500	ОК	ПІЗНО	ОК
Квартира 3	Дворжак	103	18 000	ОК	ОК	-

Автоматизація огляду

Скористайтеся можливостями інтернет-банкінгу:

• Сповіщення: Встановіть сповіщення через SMS/електронну пошту для вхідних платежів
• Виписки: завантажте місячні виписки у форматі CSV для імпорту в електронні таблиці
• Категоризація: Деякі банки дозволяють автоматичну класифікацію платежів відповідно до VS

Спеціалізоване програмне забезпечення

Щоб керувати кількома властивостями, розгляньте спеціалізоване програмне забезпечення:

• Автоматичне зіставлення платежів
• Створення нагадувань
• Облік договорів оренди
• Оплата послуг
• Податкові огляди

Банківське зіставлення платежів

Що таке співставлення платежів

Узгодження платежів (звірка) - це процес, у якому ви зіставляєте вхідні платежі з конкретними орендарями та квартирами. З правильно налаштованою системою VS цей процес простий.

Автоматичне створення пари

Деякі банківські системи та бухгалтерські програми дозволяють автоматичне зіставлення:

1. Ви визначаєте очікувані платежі (сума, VS, частота)
2. Система автоматично порівнює вхідні платежі з очікуваними
3. Повідомляє вас про невідповідні або відсутні платежі

Створення пари вручну

Якщо у вас немає автоматизованої системи:

1. Завантажте виписку з рахунку (CSV або PDF)
2. Порівняйте зі своїми записами орендарів
3. Позначте здійснені платежі
4. Визначте відсутні або неправильні платежі
5. Зв'яжіться з орендарями з розбіжностями

Поширені проблеми та їх вирішення

Проблема 1: платіж без змінного символу

Рішення:

• Визначити платіж за сумою та номером рахунку відправника
• Зв'яжіться з орендарем і попросіть додати VS наступного разу
• Призначити оплату вручну в записах

Проблема 2: Неправильна сума

Рішення:

• Якщо сума менша – зв'яжіться з орендарем і попросіть доплату
• Якщо більше – повернути переплату або врахувати в наступному місяці
• Перевірте, чи оновив орендар постійне розпорядження після зміни депозитів

Проблема 3: Платіж надійшов із запізненням

Рішення:

• З’ясуйте причину (погане налаштування постійного замовлення, брак ресурсів)
• Порадьте орендарю встановити команду на 2-3 дні раніше
• У разі повторної затримки враховуйте пеню за прострочення

Проблема 4: Орендар скасував довгострокове замовлення

Рішення:

• Зв'яжіться з орендарем і з'ясуйте причину
• Запит на скидання
• Розгляньте можливість переходу на прямий дебет (більше контролю)
• Документ для будь-яких майбутніх суперечок

Проблема 5: повторний платіж

Рішення:

• Повідомити орендаря про дублювання
• Повернути переплату на його рахунок
• Або оформити кредит на наступний місяць

Цифрові інструменти для управління платежами

Інтернет-банкінг

Використовуйте всі можливості свого інтернет-банкінгу:

• Повідомлення про надходження платежів
• Історія операцій з фільтром по ВС
• Експорт даних для бухгалтерії
• Шаблони для регулярних платежів

Мобільний банкінг

• Миттєвий огляд стану рахунку
• Push-повідомлення про платежі
• Швидке реагування на проблеми

Бухгалтерська програма

Для орендодавців з кількома об’єктами нерухомості:

• Автоматичне зіставлення платежів
• Формування рахунків і нагадувань
• Облік договорів і документів
• Складання податкової декларації

Резюме та рекомендації

Для орендодавців з 1-2 квартирами

• Рекомендований метод: Постійна команда
• Просто, безкоштовно, надійно
• Відстежуйте платежі вручну або за допомогою простої електронної таблиці
• Встановіть постійний змінний символ

Для орендодавців з 3-10 квартирами

• Рекомендований метод: Постійне доручення + окремий банківський рахунок
• Створення системи VS і таблиці відстеження
• Розглянемо основні бухгалтерські програми
• Налаштувати банківські сповіщення

Для орендодавців з 10+ квартирами

• Рекомендований метод: Прямий дебет або спеціалізоване програмне забезпечення
• Автоматизація зіставлення платежів
• Використовуйте професійні інструменти управління
• Розгляньте можливість передачі управління керуючій компанії

Ключові принципи:

• Завжди використовуйте змінні символи для ідентифікації платежів
• Рекомендувати автоматизацію орендарям (постійне замовлення не пізніше ніж за 3 дні до терміну погашення)
• Відповідайте на пропущені платежі швидко, але професійно
• Вести чіткий облік усіх платежів
• Розділіть особисті фінанси та фінанси орендодавця
• Регулярно перевіряйте та оновлюйте налаштування платежів

Автоматизація збору орендної плати заощадить ваші робочі години щомісяця та усуне більшість проблем, пов’язаних із затримкою або відсутніми платежами. Інвестиції в правильне налаштування окупляться багаторазово заощадженим часом і більш спокійним сном.

Як Grento може вам допомогти

Grento - це найповніша чеська платформа управління нерухомістю, яка допоможе вам з автоматичним узгодженням банківських платежів. Зв'язок з більш ніж 20 чеськими банками та миттєвий огляд сплачених і непогашених платежів. Спробуйте Grento безкоштовно і переконайтеся самі.