Как правильно выставлять арендаторам счета за услуги?

Полное руководство по выставлению счетов для арендодателей. Научитесь правильно рассчитывать и делить расходы на коммунальные услуги, воду и другие услуги между жильцами.

TL;DR – Быстрый ответ

Выставление счетов за услуги — это обязательство арендодателя предоставить арендатору обзор фактических затрат на услуги в течение 4 месяцев после окончания периода выставления счетов. Вам необходимо сложить все затраты (энергия, вода, отходы, уборка...), разделить их в соответствии с установленным ключом и сравнить с депозитами. В результате получается либо переплата (вы возвращаете деньги), либо недоплата (доплачивает арендатор).

Почему важны счета за коммунальные услуги (и почему арендодатели их боятся)

Положа руку на сердце: выставление счетов за услуги — одно из наименее любимых занятий каждого арендодателя. Это похоже на «налоговые декларации» в мире аренды. Это никому не нравится, но это нужно сделать. А если все сделано неправильно, дело может дойти до суда. Никакого веселья.

Но не волнуйтесь! Прочитав эту статью, вы будете обращаться со своими счетами как профессионал. Возможно, вам это даже начнет нравиться. Ладно, это была шутка. Но, по крайней мере, вы не будете откладывать это на последнюю минуту.

Что говорит закон?

В соответствии со статьей 7 Закона № 67/2013 Сб. об услугах, связанных с использованием квартир, вы как арендодатель обязаны выставить счет за услуги не позднее 4 месяцев после окончания расчетного периода. Если ваш расчетный период равен календарному году (что чаще всего и происходит), вы должны сдать выписку до конца апреля.

И будьте осторожны – недостаточно просто «выставить» счет. Вы должны доставить его арендатору. Итак, если вы отправите его 30 апреля, а арендатор получит его 3 мая, у вас возникнут проблемы.

Шаг за шагом: как выставить счет за услуги

Шаг 1: Соберите все материалы.

Прежде чем приступить к подсчету, необходимо иметь под рукой:

  • Счета от поставщиков – электроэнергия, газ, вода, тепло, вывоз мусора
  • Остатки по счетчикам – начальный и конечный баланс за расчетный период.
  • Обзор выплаченных авансов – сколько арендатор заплатил в течение года.

- Договор аренды – в котором вам сообщается, какие услуги включены и как они разделены.

Совет для профессионалов. Если вы не будете сохранять эти документы постоянно, вы теперь будете бежать как сумасшедший. В следующем году заведите папку «Законопроект 2025» и складывайте туда все по мере поступления.

Шаг

  1. Определите, за какие услуги вы выставляете счет

Услуги, связанные с использованием квартиры, обычно включают в себя:

  1. Тепло – расходы на отопление.
  2. Горячая вода – нагрев воды.
  3. Холодная вода и канализация – вода и канализация
  4. Электричество в местах общего пользования – освещение коридоров, лифт.
  5. Уборка мест общего пользования
  • если вы ее предоставляете.
  1. Вывоз мусора – бытовые отходы
  2. Эксплуатация лифта – обслуживание и ревизия.

8. Прочие услуги – согласно договору аренды.

Важно: В счет за обслуживание НЕ ВХОДЯТ сама арендная плата, фонд ремонта или расходы на содержание дома. Это другие предметы.

Шаг

  1. Выберите правильный платежный ключ.

Здесь все усложняется. Разделить расходы можно несколькими способами:

В зависимости от площади:

  • Подходит для: отопления, освещения мест общего пользования
  • Расчет: (площадь квартиры / общая площадь всех квартир) × общая стоимость.

По количеству человек:

  • Подходит для: воды (если у вас нет счетчика), отходов
  • Расчет: (количество человек в квартире / общее количество человек) × общая стоимость.

По фактическому потреблению:

  • Подходит для: воды, тепла (при наличии счетчиков)
  • Расчет: точно по измеренным значениям

Одинаково:

  • Подходит для: некоторых услуг с фиксированной ставкой.
  • Расчет: общая стоимость/количество квартир.

Шаг 4: Рассчитайте фактическую стоимость

Теперь наступает математическая часть. Возьмите калькулятор (или Excel, а еще лучше Grento, но к этому мы еще вернемся).

Пример для отопления:

Общие затраты на отопление дома: 120 000 чешских крон. Общая площадь: 500 м² Площадь квартиры арендатора: 65 м².Доля арендатора = (65 / 5 0

  1. × 120 000 = 15 600 чешских крон

Пример для счетчика воды:

Расход арендатора: 45 м³ Цена за 1 м³ (вода + канализация): 95 крон.

Затраты арендатора = 45 × 95 = 4 275 чешских крон

Шаг

  1. Сравните с резервными копиями

Арендатор вносил ежемесячный аванс за услуги в размере 2500 крон, т.е. за год он заплатил 30 000 крон.

Фактическая стоимость всех услуг: 28 500 чешских крон.

Результат: Переплата в размере 1500 чешских крон (возврат арендатору)

Шаг 6: Подготовьте счет

Законопроект должен включать:

  • Расчетный период
  • Список всех услуг
  • Фактическая стоимость каждой услуги
  • Используемый платежный ключ
  • Сумма выплаченных авансовых платежей
  • Результирующая переплата или недоплата
  • Срок сдачи

Распространенные ошибки при выставлении счетов (и как их избежать)

Ошибка № 1: Несвоевременная доставка

Как мы уже упоминали, у вас есть 4 месяца. Но имейте в виду, что почта требует времени, а арендатора может не быть дома. Отправьте заказным письмом и заранее.

Решение. Отправьте счет до середины марта. У вас есть резерв и спокойный сон.

Ошибка №2: Отсутствуют документы

«Где-то у меня был счет за воду…» Классика. И теперь вы бегаете по поставщикам, выпрашивая копии.

Решение: Оцифровать. Сканируйте счета-фактуры сразу по их прибытии или фотографируйте их на телефон. Сохраняем в облако.

Ошибка №3: неправильный платежный ключ.

Используете ли вы количество людей для обогрева? Это неправильно. Согласно Постановлению № 269/2015 Сб. Расходы на отопление рассчитываются в зависимости от площади помещения и измеренных значений.

Решение: Изучите законодательство или используйте программное обеспечение, которое знает его за вас.

Ошибка №4: Вы забываете об НДС

Некоторые услуги включают НДС, некоторые — без. Не забудьте учесть фактическую стоимость, включая налоги.

Ошибка №5: Неясные формулировки в договоре аренды

Если у вас в договоре есть «услуги по фактической стоимости» без дальнейшего уточнения, это может привести к спорам.

Решение: В договоре аренды точно укажите, какие услуги включены и как они выставляются.

Что делать, если арендатор не согласен?

Такое случается. Арендатор получает счет и недоволен. Что теперь?

  1. Разрешить доступ к документам – по закону арендатор имеет право просматривать все счета и документы.
  2. Объясните расчет – спокойно и по существу пройдитесь по отдельным пунктам.
  3. Исправляйте любые ошибки. Никто не является непогрешимым. Если вы допустили ошибку, признайте ее.
  4. Документируйте общение – электронные письма, письма, сохраняйте все

Если вы не согласны, арендатор может подать возражения. У вас есть 30 дней, чтобы ответить на них.

Как Grento может вам помочь

Grento автоматизирует выставление счетов за услуги в соответствии с чешским законодательством. Просто введите показания счетчика и система выставит полный счет.

  • Автоматический сбор данных
  • связь с банком и поставщиками
  • Правильные платежные ключи – в соответствии с действующим законодательством.
  • Записи счетчиков
  • статусы заносятся постоянно
  • Генерация документов
  • выставление счетов в несколько кликов
  • Архив
  • все документы в одном месте

Резюме

Выставление счетов за услуги – это не сложная наука, но требует усердия и надлежащей документации. Ключевые моменты:

  1. Уложиться в срок через 4 месяца после окончания периода.
  2. Соберите все счета и остатки по счетчикам.
  3. Используйте правильные ключи выставления счетов в зависимости от типа услуги.
  4. Законопроект должен содержать все требования законодательства
  5. Архивируйте документы для возможных запросов.

И помните – лучше правильно составить счет с первого раза, чем потом иметь дело с жалобами и спорами. Удачи!