DSGVO für Vermieter: So gehen Sie richtig mit personenbezogenen Daten um

> Rechtlicher Hinweis: Die rechtlichen, steuerlichen und sonstigen regulatorischen Angaben in diesem Artikel beziehen sich ausschließlich auf die Tschechische Republik und das tschechische Recht. Sie ersetzen keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung. > Aktualisierte Datenschutz-Einordnung: Nach DSGVO und tschechischem Datenschutzrecht dürfen Vermieter nur zweckgebundene, notwendige und verhältnismäßige Daten erheben. Kopien von Ausweisen, Kontoauszüge, Steuerunterlagen, Arbeitgeberkontakte und Notfallkontakte sind keine pauschalen Pflichtunterlagen. Minimierung, Schwärzung, diskriminierungsfreies Screening und eine begründete Lösch- und Aufbewahrungsfrist sind erforderlich; eine allgemeine zehnjährige DSGVO-Frist gibt es nicht. GDPR - drei Buchstaben, die bei der Verarbeitung personenbezogener Daten Aufmerksamkeit erfordern. Als Vermieter dürfen Sie nur die für Vertrag, Zahlung, Kommunikation und gesetzliche Pflichten erforderlichen Daten verarbeiten; Sozialversicherungsnummern, Ausweiskopien und Kontonummern sind nicht pauschal erforderlich.

In diesem Artikel zeige ich Ihnen praktisch, was die DSGVO für Vermietungen bedeutet und wie Sie sie stressfrei einhalten können.

Was ist die DSGVO

Das Grundprinzip

Die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) ist eine EU-Verordnung zum Schutz personenbezogener Daten. Sie ist gültig ab 25. Mai 2018.

Wen betrifft es

Jeder, der personenbezogene Daten natürlicher Personen verarbeitet – auch Wohnungsvermieter.

Was sind personenbezogene Daten

Beispiele für Mietobjekte:

• Vor- und Nachname
• Geburtsdatum
• Geburtsnummer
• Adresse
• E-Mail und Telefon
• Bankkontonummer
• Foto der Wohnung mit Personen

Bußgelder

Bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des Jahresumsatzes. Realistisch gesehen eher geringere Beträge für Vermieter, aber dennoch unangenehm.

Wann Sie Daten verarbeiten können

Rechtstitel für die Verarbeitung

1. Vertragserfüllung: Für den Mietvertrag benötigen Sie Daten – Name, Adresse, Kontakt.

2. Gesetzliche Verpflichtung: Das Gesetz verlangt bestimmte Informationen – Meldung von Ausländern, Steuerpflichten.

3. Berechtigtes Interesse: Eigentumsschutz – Sie müssen jedoch die Rechte der Mieter berücksichtigen.

4. Einwilligung: Für Daten, die Sie nicht unbedingt benötigen – Marketing, Fotos.

In der Praxis

Daten	Rechtstitel
Vorname, Nachname	Vertragserfüllung
Geburtsdatum	Vertragserfüllung
Sozialversicherungsnummer	Vertragserfüllung (Identifizierung)
Adresse	Vertragserfüllung
E-Mail, Telefon	Vertragserfüllung
Kontonummer	Vertragserfüllung
Kopie von OP	Berechtigtes Interesse (Verifizierung)
Empfangsbestätigung	Berechtigtes Interesse (Bonität)
Foto der Person	Einwilligung

Welche Daten erfasst werden müssen

Erforderliches Minimum

Für einen Mietvertrag: Nur Daten verarbeiten, die für Vertrag, Identifizierung, Zahlung oder gesetzliche Pflichten erforderlich sind.

• Vor- und Nachname
• Geburtsdatum oder eine andere Identifizierung nur, soweit für den konkreten Zweck erforderlich; eine Sozialversicherungsnummer ist nicht automatisch nötig.
• Adresse des ständigen Wohnsitzes
• Kontaktinformationen (E-Mail, Telefon)
• Bankverbindung nur, soweit sie für Zahlungen erforderlich ist.

Weitere allgemeine Informationen

Zur Bonitätsprüfung:

• Arbeitsbestätigung
• Höhe des Einkommens
• Referenz des vorherigen Vermieters

Für Unterlagen:

• Ausweiskopie nur, wenn ein konkreter Zweck und eine tragfähige Rechtsgrundlage bestehen; die Identität kann oft ohne dauerhafte Kopie geprüft werden.

Was NICHT gesammelt werden sollte

Wenn es ist nicht erforderlich:

• Gesundheitsdaten
• Kinderdaten (über die Kopfzahl hinaus)
• Religiöse Überzeugungen
• Politische Meinungen
• Sexuelle Orientierung

So bewahren Sie Daten auf

Sicherheit

Physische Dokumente:

• Abschließbarer Schrank oder sicher
• Zugriff nur durch autorisierte Person
• Aktenvernichter-Entsorgung

Elektronische Daten:

• Passwörter und Verschlüsselung
• Backup
• Virenschutz
• Eingeschränkter Zugriff

Aufbewahrungszeitraum

Regel: Nur für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren für den Zweck der Verarbeitung erforderlich.

Praktisch:

• Während des Mietverhältnisses: Alles Notwendige
• Nach Ende des Mietverhältnisses: Daten nur für die jeweils erforderliche steuer-, buchführungs-, verjährungs- oder streitbezogene Dauer aufbewahren; zehn Jahre gelten nicht pauschal für alle Daten.
• Nach Ablauf der Fristen: Löschen/schreddern

Beispiel einer Zeitleiste

Phase	Daten	Zeit
Interessiert	Kontakt, Anforderungen	Bis zum
Entscheidung Abgelehnter Bewerber	-	Sofort löschen
Aktivmiete	Alle	Für die Dauer des Mietverhältnisses
Nach dem Mietverhältnis	Steuer- oder streitrelevant	Nur für die jeweils erforderliche gesetzliche oder nachweisbare Dauer
Nach Ablauf der konkreten Frist	-	Löschen oder sicher vernichten, soweit keine andere Rechtsgrundlage besteht

Mieterrechte

Auskunftsrecht

Sie müssen mitteilen, welche Daten Sie verarbeiten und warum.

Wie:

• Klausel im Mietvertrag
• Separates Dokument „Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten“

Auskunftsrecht

Der Mieter kann eine Übersicht über seine verarbeiteten Daten anfordern.

Frist: Anträge sind grundsätzlich ohne unangemessene Verzögerung und innerhalb der DSGVO-Frist zu beantworten; eine Verlängerung kann unter den gesetzlichen Voraussetzungen zulässig sein.

Recht auf Berichtigung

Wenn die Daten unrichtig sind, müssen Sie sie korrigieren.

Recht auf Löschung

"Recht auf Vergessenwerden" - aber Vorsicht, das ist nicht immer möglich löschen.

Wenn SIE löschen KÖNNEN:

• Sie benötigen die Daten nicht mehr
• Die Einwilligung wurde zurückgezogen
• Die Verarbeitung war rechtswidrig

Wenn Sie NICHT KÖNNEN:

• Sie sind gesetzlich zur Aufbewahrung verpflichtet
• Es läuft ein Rechtsstreit

Recht darauf Objekt

Der Mieter kann der Verarbeitung auf der Grundlage eines berechtigten Interesses widersprechen.

Praktische Schritte

1. Ordnen Sie die Daten zu

Erstellen Sie eine Liste:

• Welche Daten sammeln Sie
• Warum benötigen Sie sie
• Wo speichern Sie sie
• Wer sind Sie? Geben Sie es an

2. Beschränken Sie sich auf das Minimum

Sammeln Sie nur das ein, was Sie wirklich brauchen.

3. Sichern

Physisch und elektronisch vor unbefugtem Zugriff schützen.

4. Informieren

Informieren Sie Mieter transparent darüber, welche Daten Sie wie und zu welchem Zweck verarbeiten.

5. Fristen festlegen

Definieren Sie, wann Sie Daten löschen.

6. Dokument

Zeichnen Sie auf, wie Sie die DSGVO einhalten.

Informationsklausel

Was es enthalten muss

• Wer ist der Datenverantwortliche (Sie)
• Zweck der Verarbeitung
• Rechtsgrundlage
• Empfänger der Daten
• Aufbewahrungsfrist
• Rechte der Betroffenen

Formulierungsmuster

„Der Vermieter verarbeitet die personenbezogenen Daten des Mieters zum Zweck der Erfüllung des Mietvertrags und der damit verbundenen Pflichten. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrages und der gesetzlichen Pflichten. Die Daten werden für die Dauer des Mietverhältnisses und anschließend für den gesetzlich vorgesehenen Zeitraum zur Archivierung aufbewahrt. Der Mieter hat das Recht auf Zugriff, Berichtigung und Löschung der Daten im gesetzlich vorgesehenen Umfang (Energie)

• Finanzamt
• Versicherungsgesellschaft (im Schadensfall)

Mit Einwilligung:

• Marketingzwecke
• Verweise auf Dritte

Verarbeitungsvereinbarung

Wenn jemand anderes Daten für Sie verarbeitet (Buchhalter, Administrator), schließen Sie eine Verarbeitungsvereinbarung ab.

Häufig Fehler

Fehler 1: Sammlung „nur für den Fall“

Beispiel: Kopie der Geburtsurkunde der Kinder des Mieters.

Lösung: Nur notwendige Daten sammeln.

Fehler 2: Unbegrenzte Aufbewahrung

Beispiel: Alte Mietverträge von 1995.

Lösung: Nach Fristen vernichten.

Fehler 3: Unsichere Daten

Beispiel: Verträge in einer unverschlossenen Schublade.

Lösung: Sperren, verschlüsseln, schützen.

Fehler 4: Fehlt Informationen

Beispiel: Der Mieter weiß nicht, was Sie mit seinen Daten machen.

Lösung: Informieren Sie innerhalb des Vertrags oder separat.

Zusammenfassung: DSGVO-Checkliste

Datenerfassung:

• Nur notwendige Daten
• Klarer Rechtstitel
• Informieren Mieter

Aufbewahrung:

• Sichere Speicherung
• Eingeschränkter Zugriff
• Definierte Zeiträume

_ Löschung:

• Nach Ende des Zwecks
• Einhaltung gesetzlicher Fristen
• Dokumentation

_ Rechte des Mieters:

• Antwort auf Betroffenenanträge innerhalb der DSGVO-Frist; eine Verlängerung ist unter den gesetzlichen Voraussetzungen möglich.
• Korrektur von Ungenauigkeiten
• Löschung (wenn möglich)

Die DSGVO ist kein Schreckgespenst – sie ist gesunder Menschenverstand in rechtlicher Form. Verarbeiten Sie Daten fair, sicher und transparent – ​​und Probleme gehen an Ihnen vorbei.