Was muss eine Nebenkostenabrechnung laut Gesetz enthalten?

Überblick über die gesetzlichen Anforderungen an eine Nebenkostenabrechnung. Erfahren Sie, welche Angaben enthalten sein müssen, um Streit mit Mietern zu vermeiden.

> Rechtlicher Hinweis: Die rechtlichen, steuerlichen und sonstigen regulatorischen Angaben in diesem Artikel beziehen sich ausschließlich auf die Tschechische Republik und das tschechische Recht. Sie ersetzen keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung. > Aktualisierte rechtliche Einordnung: Für die Tschechische Republik gilt: Die Abrechnung wird grundsätzlich binnen vier Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugestellt (§ 7 des Gesetzes Nr. 67/2013 Slg.). Der finanzielle Ausgleich ist grundsätzlich binnen vier Monaten nach Zustellung fällig, sofern keine wirksame abweichende Vereinbarung gilt. Die 30-Tage-Fristen für Unterlagen und Einwände nach § 8 sind davon getrennt. § 13 kann bei erfüllten gesetzlichen Voraussetzungen 50 CZK je angefangenem Verzugstag vorsehen; daraus folgt weder eine automatische Monats- noch eine pauschale Jahresforderung von 18.250 CZK. Nur gesetzliche Dienstleistungen, nicht jede Gebäudeausgabe, werden abgerechnet.

TL;DR – Kurze Antwort

Gemäß § 7 des Gesetzes Nr. 67/2013 Slg. muss die Abrechnung von Dienstleistungen Folgendes umfassen: die Identifizierung des Vermieters und des Mieters, den Abrechnungszeitraum, einzelne Arten von Dienstleistungen, die tatsächlichen Kosten für jede Dienstleistung, die verwendete Abrechnungsmethode, die Höhe der gezahlten Vorauszahlungen, die daraus resultierende Über- oder Unterzahlung und das Fälligkeitsdatum. Fehlen diese Angaben, kann sich der Mieter über die Rechnung beschweren.

Warum ist die korrekte Form der Rechnung so wichtig

Wissen Sie, was eine Nebenkostenabrechnung und ein guter Lebenslauf gemeinsam haben? Beide müssen alle wichtigen Informationen im richtigen Format enthalten. Andernfalls landet es im Müll – oder vor Gericht, was dem Müll in der Mietwelt entspricht, nur viel teurer.

Das Gesetz schreibt genau vor, was die Rechnung enthalten muss. Es ist nicht nur eine Formsache – diese Anforderungen schützen sowohl Sie als Vermieter als auch als Mieter. Und vor allem erspart es Ihnen viel Ärger, wenn der Mieter Ihre Berechnungen „überprüft“.

Obligatorische Angaben zur Nebenkostenabrechnung

1. Identifizierung der Vertragsparteien

Anzugeben sind:

Vor- und Nachname (bzw. Vorname) des Vermieter
Adresse des Vermieters
Vor- und Nachname des Mieters
Adresse des Mietobjekts (einschließlich Wohnungsnummer)

Warum das wichtig ist: Es klingt abgedroschen, aber stellen Sie sich vor, Sie haben mehrere Wohnungen und schicken eine Rechnung an den falschen Mieter. Oder noch schlimmer: Der Mieter behauptet, dass die Rechnung nicht für ihn bestimmt sei. Eine eindeutige Identifizierung verhindert unnötige Missverständnisse.

Tipp: Geben Sie die Mietvertragsnummer an, falls Sie eine haben. Es ist nicht verpflichtend, erleichtert aber die Orientierung.

2. Abrechnungszeitraum

Was muss angegeben werden:

Genaues Startdatum des Zeitraums (z. B. 01.01.2024)
Genaues Enddatum des Zeitraums (z. B. 31.12.2024)

Warum ist das wichtig: Der Mieter muss wissen, für welchen Zeitraum er zahlt. Dies ist besonders wichtig, wenn sich die Vorauszahlungen im Laufe des Jahres geändert haben oder der Mieter zwischenzeitlich ein-/ausgezogen ist.

Häufiger Fehler: Vermieter schreiben oft einfach „Jahr 2024“. Das ist nicht genau genug. Geben Sie immer konkrete Daten an.

3. Übersicht der einzelnen Leistungen

Was muss angegeben werden: Für jede Leistung einzeln:

Name der Leistung (Wärme, Kaltwasser, Strom der Gemeinschaftsräume...)
Gesamtkosten der Leistung für das gesamte Haus/Objekt
Kostenanteil pro Wohnung
Verbrauchte Einheit (m³, kWh, m², Personen...)
Verbrauch/Mieteranteil

Beispiel für korrekte Eingabe:

Service	Gesamtkosten	Wohnung	Einheit	Verbrauch
Hitze	180.000 CZK	23.400 CZK	m²	65 m²
Kaltes Wasser	45.000 CZK	4 275 CZK	m³	45 m³
Strom Gemeinschaftsbereiche	12.000 CZK	1 560 CZK	m²	65 m²

Warum es wichtig ist: Transparenz. Der Mieter kann sehen, wie viel die einzelnen Leistungen gekostet haben und wie ihr Anteil berechnet wurde. Er kann dann nicht sagen, dass Sie die Zahlen von Ihrem Finger gesaugt haben.

4. Art der Abrechnung

Was muss angegeben werden: Für jede Leistung müssen Sie angeben, nach welchem Schlüssel Sie die Kosten aufgeteilt haben:

Nach der Grundfläche
Nach der Anzahl der Personen
Nach dem tatsächlichen Verbrauch (Zähler)
Zu gleichen Teilen
Anderer Weg (muss im Vertrag vereinbart werden)

Beispiel: "Die Heizkosten werden nach dem aktuellen gesetzlichen Grund- und Verbrauchsschlüssel sowie den Messwerten abgerechnet. Das konkrete Verhältnis ist nicht pauschal mit 40/60 festzulegen.

5. Höhe des Vorauszahlungen

Was muss angegeben werden:

Monatlicher Betrag der Vorauszahlungen
Gesamtbetrag der für den Zeitraum gezahlten Vorauszahlungen
Alternativ Aufschlüsselung nach Monat, wenn sich die Vorauszahlungen geändert haben

Beispiel: "Monatliche Vorauszahlung für Dienstleistungen: 3.500 CZK Für den Zeitraum gezahlte Vorauszahlungen 1/2024 - 12/2024: 12 × 3.500 = 42.000 CZK"

Warum ist das wichtig: Die Differenz zwischen tatsächlichen Kosten und Vorschüssen führt zu einer Über- oder Unterzahlung. Ohne eine klare Aufzeichnung der Vorschüsse kann diese Differenz nicht korrekt berechnet werden.

Häufiger Fehler: Zählt nicht ausstehende Vorauszahlungen. Wenn der Mieter einige Vorauszahlungen nicht geleistet hat, müssen Sie dies in der Rechnung berücksichtigen.

6. Daraus resultierende Über- oder Unterzahlung

Was angegeben werden muss:

Tatsächliche Gesamtkosten für alle Dienstleistungen
Gesamtbetrag der gezahlten Vorauszahlungen
Differenz = Überzahlung (Vorauszahlungen > Kosten) oder Unterzahlung (Kosten > Vorschüsse)
Betrag in Worten (empfohlen, nicht obligatorisch)

Beispiel: "Tatsächliche Gesamtkosten: 38.450 CZK Gezahlte Vorschüsse: 42.000 CZK Überzahlung: 3.550 CZK (in Worten: dreitausend fünfhundertfünfzig Kronen)"

7. Datum und Art der Abrechnung

Was muss angegeben werden:

Datum, bis zu dem die Überzahlung zurückgegeben oder die Unterzahlung bezahlt werden muss
Zahlungsmethode (Überweisung, Bargeld)
Kontonummer für jede Zahlung

Gesetzlich gilt: Überzahlung und Unterzahlung werden nach den für die jeweilige Leistung geltenden gesetzlichen oder wirksam vereinbarten Fristen ausgeglichen; die viermonatige Regel gilt nicht als pauschale Frist für jede einzelne Situation.

Tipp: Geben Sie das nach der konkreten Rechtsgrundlage maßgebliche Fälligkeitsdatum an und trennen Sie Vorschüsse, Abrechnung und Einwendungen.

Weitere empfohlene (optionale) Angaben

Diese Daten sind gesetzlich nicht erforderlich, aber wenn Sie sie bereitstellen, sparen Sie viel Fragen:

Zählerstatus

Anfangs- und Endstatus von Wasserzählern, Wärmezählern usw. Der Mieter kann überprüfen, ob der Verbrauch den gemessenen Werten entspricht.

Kontaktinformationen

Telefon oder E-Mail, an die sich der Mieter bei Fragen wenden kann.

Einspruchsbelehrung

Informationen, wie und innerhalb welcher jeweils geltenden gesetzlichen Frist der Mieter Einwendungen erheben und Belege einsehen kann.

Unterschrift des Vermieters

Das Gesetz schreibt dies nicht vor, aber es verleiht dem Dokument Seriosität und Glaubwürdigkeit.

Was passiert, wenn etwas fehlt?

Szenario 1: Kleinere Formalitäten Mangel

Zum Beispiel fehlt die Wohnungsnummer, aber es ist klar, auf welchen Mieter sich die Rechnung bezieht, aber er hat formell das Recht, die Rechnung für Ergänzungen zurückzugeben.

Szenario 2: Es gibt keine Möglichkeit zur Abrechnung

Bei einer unklaren oder unvollständigen Abrechnung sind die jeweils geltenden Anforderungen und Einwendungsfristen zu beachten; eine pauschale 30-Tage-Frist zur Korrektur gilt nicht für jede Konstellation.

Szenario 3: Fehlender gesamter Service

Wenn Sie beispielsweise vergessen haben, die vom Mieter zu zahlenden Reinigungskosten anzugeben, müssen Sie die Rechnung korrigieren. Aber seien Sie vorsichtig – Sie können vom Mieter keine Rückerstattung für Ausgaben verlangen, die Sie nicht in Rechnung gestellt haben.

Szenario 4: Die Rechnung ist völlig unschlüssig

Im schlimmsten Fall kann das Gericht entscheiden, dass die Rechnung ungültig ist und Sie die Rückstände nicht eintreiben können.

Muster korrekt Rechnung

Eine Rechnung, die alle Anforderungen erfüllt, sollte wie folgt aussehen:

ABNEBENKOSTENABRECHNUNG IM ZUSAMMENHANG MIT DER NUTZUNG DER WOHNUNG

Vermieter: Jan Novák, Hlavní 123, 110 00 Prag 1, ID: 12345678

Mieter: Marie Svobodová

Adresse der Wohnung: Vedlejší 456/12, Wohnung Nr. 8, 120 00 Prag 2

Abrechnungszeitraum: 01.01.2024 – 31.12.2024

Grundfläche der Wohnung: 65 m² Anzahl der Personen in der Wohnung: 2

Leistung	Gesamtkosten	Abrechnungsschlüssel	Wohnungsanteil	Vorauszahlungen	Differenz
Hitze	180.000 CZK	Fläche + Zähler	23.400 CZK	24.000 CZK	+600 CZK
Kaltes Wasser	45.000 CZK	Zähler (45 m³)	4 275 CZK	4.800 CZK	+525 CZK
Heißes Wasser	35.000 CZK	Zähler	3 150 CZK	3.600 CZK	+450 CZK
Strom Gemeinschaftsbereiche	12.000 CZK	Bereich	1 560 CZK	1.200 CZK	-360 CZK
Reinigung	18.000 CZK	zu gleichen Teilen	1.500 CZK	1.200 CZK	-300 CZK
Abfall	8.000 CZK	Personen	667 CZK	600 CZK	-67 CZK
GESAMT			34.552 CZK	35.400 CZK	+848 CZK

Abrechnungsergebnis: ÜBERZAHLUNG 848 CZK

Die Überzahlung wird nach den gesetzlichen oder wirksam vereinbarten Fristen ausgeglichen; feste 30 Tage sind in diesem Muster nur eine illustrative Angabe und keine allgemeine Regel.

Der Mieter kann die Abrechnung und Belege nach den jeweils geltenden gesetzlichen Fristen und Voraussetzungen prüfen und Einwendungen erheben.

In Prag am 15. März 2025

___________ Jan Novák, Vermieter

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Zusammenfassung

Die Leistungsrechnung muss laut Gesetz Folgendes enthalten:

✅ Identifizierung von Vermieter und Mieter
✅ Abrechnungszeitraum (genaue Daten)
✅ Übersicht über einzelne kostenpflichtige Leistungen
✅ Abrechnungsmethode für jeden Dienst
✅ Höhe der gezahlten Vorschüsse
✅ Daraus resultierende Über- oder Unterzahlung
✅ Datum und Art der Abrechnung

Wenn Sie diese Anforderungen erfüllen, haben Sie eine Rechnung, die selbst dem sorgfältigsten Mieter standhält. Und genau das wollen Sie.